岗位职责
1. 发货与报关协助
•负责订单发货资料整理、装箱清单制作、发货信息核对，确保货物信息与订单一致。
•协助准备报关所需全部资料（发票、装箱单、合同、报关单等），跟进报关流程，对接货代、仓库、报关行，保障货物按时出货、顺利清关。
•跟踪物流动态，及时更新物流信息，做好出货记录登记，将相关单据分类整理、归档留存，确保可追溯。
2. 签证与出差、展会安排
•负责商务出差、国内外展会人员的行程规划，包括机票、酒店、交通预订，统筹行程细节，确保出行顺畅。
•办理出差、展会所需的护照、签证、邀请函、公证等相关手续，提前核对资料，避免延误。
•展会前期对接：与搭建商沟通展位设计、搭建细节，确认搭建方案；准备展会所需样品、宣传物料（海报、画册、名片等）并清点核对。
•展会现场协助布展、客户接待、资料分发，展会结束后负责撤展、物料回收，整理展会相关资料。
3. 日常文员工作
•负责部门各类文件（合同、订单、客户资料等）的整理、分类、归档与保管，确保文件安全、规范。
•完成日常报表统计、数据录入、台账更新，重点做好订单统计工作，协助业务员整理客户信息、跟进订单进度，及时反馈订单相关数据及推进情况。
•收发部门日常邮件，协助业务员进行简单文件翻译、信息传达，整理会议纪要，跟进会议决议落实情况。
•做好部门考勤统计，协助处理各类行政临时事务。
•服从上级安排，完成各项临时工作任务，配合部门其他岗位开展工作。
4. 体系文件与政府相关工作协助
•协助整理、更新、归档质量管理体系、环境管理体系等各类体系文件，确保文件符合公司规范及行业要求。
•按政府部门、监管机构要求，准备各类统计报表、年检资料、项目申报表格等，确保资料真实、完整、按时提交。
•配合完成公司各类验厂、核查工作，准备相关辅助资料，协助对接核查人员，确保核查顺利通过。
•做好各类体系文件、政府相关资料的台账管理，确保文件可追溯、可查询。
任职要求
1、20-35 岁，大专及以上，英语读写基础良好，能熟练英文邮件沟通；
2、熟练使用办公软件，会简单 PS、制作报价表优先；
3、有机械、电线电缆行业、外贸跟单 / 外贸助理经验优先，应届生可培养；
4、做事细心负责、沟通能力好，有责任心，稳定踏实；
5、性格开朗，愿意学习外贸业务，能长期稳定发展。