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跟单的工作是线性的，紧密围绕订单的执行流程展开。以下是核心步骤：
1. 接单与审单
· 接收订单：从业务员或客户那里拿到正式的采购合同或形式发票。
· 审核订单：仔细核对订单的每一个细节，包括产品规格、包装要求、价格、付款方式、交货期等，确保没有歧义或错误。这是避免后续纠纷的关键一步。
2. 生产前准备
· 制作内部文件：根据订单要求，制作生成生产通知单、包装明细等内部文件，下发到生产部门。
· 确认样品：如果需要，安排打样并寄给客户确认，获得客户的批准。
· 跟踪原材料：与采购或生产部门确认生产所需的面料、辅料等是否到位。
3. 生产进程跟踪
· 跟进生产进度：定期到生产车间或与生产负责人沟通，了解订单的生产进度，确保能按时完成。
· 监控产品质量：在生产的各个关键节点（如初裁、半成品、成品），进行质量抽检，及时发现并解决问题。
· 沟通协调：充当生产部门与客户/业务员之间的沟通桥梁，传递信息，解决生产中出现的任何问题（如工艺难题、材料延迟等）。
4. 出货前准备
· 委托验货：如果客户指定第三方验货公司（如SGS, BV等），需要安排验货时间并陪同，确保验货通过。
· 订舱安排：联系货代，根据交货时间和要求，预订船位或舱位。
· 准备报关单据：准备报关所需的合同、发票、箱单、报关单、报关委托书等文件。
5. 出货与结算
· 安排装柜：协调拖车、监督装柜过程，确保货物正确、安全地装入集装箱。
· 跟踪物流：货物发出后，从货代那里获取提单等运输单据，并跟踪船舶动态，及时告知客户预计到达时间。
· 处理报关与收款：将清关单据寄给客户，并跟踪银行的收款情况，确保货款按时到账。
· 文件归档：将整个订单的所有文件、邮件、记录进行整理和归档，以备查用。
6. 售后跟进
· 货物到达后，与客户确认收货情况，收集反馈，处理可能出现的售后问题
三、 外贸跟单员的核心能力要求

1. 细心与严谨：订单细节繁多，一个数字或字母的错误都可能导致巨大损失。
2. 沟通与协调能力：需要与公司内多个部门（生产、质检、采购、财务）以及外部单位（客户、货代、验货公司）高效沟通。
3. 责任心与抗压能力：订单执行过程中总会遇到各种突发问题（如交期延误、质量瑕疵），需要能主动承担责任并解决问题。
4. 基础英语能力：能读写英文邮件，理解英文单据（如合同、发票、箱单）。
5. 产品专业知识：对自己跟单的产品要有深入的了解，包括生产工艺、原材料、质量标准等。
6. 时间管理能力：同时跟进多个订单，需要合理安排时间，分清主次。