跟单文员的核心职责是确保订单从接收、执行到完成的全流程顺畅，具体可分为以下几类：

订单基础处理


接收客户订单（如邮件、系统录入等），仔细核对产品型号、数量、价格、交货期、付款方式等关键信息，避免疏漏。

将订单信息准确录入公司系统，建立订单档案，为后续跟踪提供依据。

跨部门沟通协调


与生产部门对接，确认订单生产计划、进度，反馈客户特殊要求，协调解决生产中可能影响交期的问题（如物料不足、工艺调整等）。

联系仓库和物流，安排产品备货、打包及发货事宜，确保按约定时间送达客户。

及时响应客户咨询，告知订单进度、物流状态，处理客户提出的订单变更（如增减量、改期等）需求。

文档与数据管理


整理订单相关文件，包括合同、发货单、签收单、发票等，按规范存档，保证资料完整可查。

统计订单完成率、交货及时率等数据，制作跟进报表，定期向上级汇报。

异常问题处理


跟踪订单执行中的异常情况（如产品质量争议、物流延误、客户投诉等），协助相关部门沟通解决，减少损失。

跟单员需要具备较强的沟通、协调、分析和解决问题的能力。他们需要密切关注订单的执行情况，确保订单能够按时完成，同时还需要关注客户的需求和反馈，以提高企业的客户满意度。