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詳細職責

1. 文書處理與檔案管理

· 文件起草與編輯： 使用Word、Excel、PPT等辦公軟體，撰寫、排版、列印各類文件，如通知、報告、信函、合同等。
· 資料錄入與整理： 將紙本或電子資料準確地輸入電腦系統（如Excel表格、資料庫等）。
· 檔案管理： 建立並維護紙本和電子檔案系統，對文件進行分類、編目、歸檔和保管，確保查找便捷。
· 收發文件： 負責公司內部及外來文件、傳真、郵件的接收、登記、傳閱和分發。

2. 接待與溝通協調

· 前台接待： 接聽公司總機電話，禮貌問候並準確轉接；接待來訪客人，通報相關人員。
· 內外溝通： 作為部門間的溝通橋樑，傳達訊息、通知會議等。
· 郵件與信函處理： 處理日常的電子郵件往來，以及公司實體信件的收發。

3. 資料管理與數據處理

· 數據記錄與統計： 協助進行簡單的數據統計、匯總，製作週報、月報的基礎表格。
· 資料庫維護： 更新和維護客戶、供應商、員工等基礎資訊資料庫。
· 資訊保密： 嚴格遵守公司保密制度，妥善保管重要文件和數據。

4. 日常行政事務

· 辦公用品管理： 負責辦公用品的採購申請、領用登記、庫存盤點和發放。
· 會議支援： 預約會議室，準備會議所需設備（投影儀等），並進行會議記錄和紀要整理。
· 差旅與費用： 協助員工預訂車票、酒店，以及處理簡單的費用報銷單據整理。
· 環境維護： 保持前台、會議室等公共區域的整潔，監督保潔工作。

5. 其他上級交辦事項

· 協助部門主管或其他同事完成臨時性、突發性的工作任務。

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要求的技能與特質

· 教育程度： 高中或大專以上學歷，行政、文秘、商科等相關專業為佳。
· 辦公軟體操作： 熟練使用Microsoft Office套件（Word, Excel, PowerPoint, Outlook）是基本要求。
· 中文打字速度： 通常要求每分鐘40-60字以上，準確率高。
· 語言能力： 流利的普通話，要求簡單的英語溝通能力。
· 個人特質：
  · 細心謹慎： 處理文書和數據時高度仔細，避免出錯。
  · 溝通能力： 具備良好的口頭和書面溝通技巧。
  · 有條理： 做事有條不紊，能有效管理多項任務。
  · 責任心強： 對工作認真負責，能按時完成任務。
  · 學習能力： 能快速學習公司的內部系統和流程。
  · 親和力： 待人友善，能營造良好的第一印象。