一、订单获取阶段
客户沟通与需求确认
积极与客户进行沟通，通过电话、邮件、即时通讯工具或面对面拜访等方式，了解客户的详细需求，包括产品规格、数量、质量要求、交货时间、包装方式等。例如，对于服装制造企业，跟单业务员要确认服装的款式、尺码、面料、颜色、图案等细节。
耐心解答客户的疑问，提供产品的相关信息，如产品的功能、优势、使用方法等，帮助客户更好地了解产品，增强客户对产品和企业的信任。
订单接收与审核
接收客户的订单，无论是线上订单系统中的订单还是纸质订单，都要仔细核对订单内容。检查订单信息的完整性，确保没有遗漏重要信息，如客户联系方式、收货地址等。
对订单的合理性和可行性进行审核，确认企业是否有能力按照客户要求的时间、质量和数量完成订单。如果发现问题或不合理之处，及时与客户沟通协商解决，避免后续出现无法履行订单的情况。
二、订单执行阶段
内部沟通与协调
与企业内部的相关部门，如生产部门、采购部门、仓库等部门进行沟通协调。将订单信息准确传达给生产部门，安排生产计划；与采购部门沟通原材料的采购事宜，确保原材料的供应能够满足生产进度；同时协调仓库做好货物的存储和发货准备。
定期组织跨部门会议或通过工作群组分享订单执行进度，解决各部门之间出现的问题和矛盾，保证订单执行的顺畅。例如，当生产过程中出现原材料短缺问题时，跟单业务员需要协调采购部门加快采购进度，并与生产部门协商是否调整生产计划。
生产跟踪与质量控制
密切跟踪生产进度，定期到生产车间了解生产实际情况，对照生产计划检查生产任务的完成情况。如果生产进度出现延迟，及时查找原因，如设备故障、人员不足、工艺调整等，并采取相应的措施加以解决，如协调设备维修人员、调配其他车间人员支援、优化工艺流程等。
协助质量检验部门对产品质量进行监控，确保产品符合客户要求的质量标准。在生产过程中，及时发现和处理质量问题，如原材料缺陷、生产工艺问题导致的产品瑕疵等，避免不合格产品流入市场。对于质量问题严重的订单，要与客户沟通协商解决方案，如返工、更换原材料等。
物流安排与跟踪
根据订单要求和产品特点，选择合适的物流方式和物流供应商。比较不同物流公司的价格、服务质量和运输时间等因素，做出最优选择。例如，对于急需的货物可以选择快递公司，对于大宗货物可以选择物流公司运输。
安排货物的包装和运输，确保货物在运输过程中的安全和完整。跟进物流进度，及时向客户提供货物运输信息，如发货时间、预计到达时间、物流单号等，方便客户做好收货准备。如果出现物流延误等情况，及时与物流供应商沟通，了解原因并采取措施，如改用其他物流方式或向客户解释情况并协商新的交货时间。
三、订单交付与售后阶段
交付确认与收款
在货物送达客户后，协助客户进行验收，确保货物的数量、质量、规格等符合订单要求。及时处理客户在验收过程中提出的问题，如数量短缺、质量不符等，提供解决方案，如补货、换货、退款等。
按照企业规定的收款方式和时间，跟进客户的付款情况，及时提醒客户付款。对于逾期未付款的客户，积极与客户沟通协商解决办法，避免企业资金损失。
客户反馈与售后服务
收集客户的反馈意见，了解客户对产品和服务的满意度。对于客户提出的改进意见或建议，及时反馈给企业内部相关部门，为企业的持续改进提供依据。
协助售后部门处理客户的售后问题，如产品维修、退换货等。跟踪售后问题的处理进度，确保客户的问题得到妥善解决，维护企业和客户之间的良好关系。
四、其他工作
文档管理
负责订单相关文档的整理和归档，包括订单合同、生产计划、物流单据、验收报告、发票等。建立完善的订单文档管理系统，方便随时查阅和调用，以应对可能出现的纠纷或审计等情况。
数据统计与分析
对跟单过程中的数据进行统计和分析，如订单数量、销售额、客户满意度、生产周期、物流成本等。通过数据分析，发现业务流程中的问题和潜在的改进机会，为企业决策提供数据支持。例如，通过分析不同客户的订单频率和金额，可以为企业制定针对性的营销策略提供依据。