一、 岗位概述
跟单文员是连接公司内部销售、生产、采购和仓库等部门与外部客户之间的关键桥梁。主要负责从订单接收到产品交付的全流程跟踪、协调与信息传递，确保订单能够按时、按质、按量完成，满足客户需求，并提供优质的售后服务。
二、 工作职责
1. 订单处理与管理
· 接收客户订单（合同/订单），进行审核，确认产品规格、价格、交期等信息的准确性与可行性。
· 在系统中录入订单，建立完整的订单档案。
· 向生产部门或采购部门下达生产指令或采购申请。

2. 生产进度跟踪
· 跟踪订单在整个生产流程中的状态，从原材料采购、生产排程、到生产线进度、质量控制、包装入库等各个环节。
· 与生产计划员、车间主管等保持密切沟通，及时发现并汇报生产异常（如延误、质量问题等）。
· 定期更新生产进度表，确保信息透明、准确。
3. 协调与沟通
· 作为内外信息的枢纽，及时将客户的要求、变更等信息准确传达给内部相关部门。
· 将生产进度、交货安排、异常情况等信息及时、清晰地反馈给销售人员和客户。
· 协调解决订单执行过程中出现的各类问题，如交期调整、数量变更、质量投诉等。
4. 物流与出货安排
· 协助或负责安排出货事宜，包括联系物流公司、准备报关单据（如需要）、制作发货单、装箱单等。
· 跟踪货物运输状态，确保准时送达，并及时将物流信息提供给客户。
5. 单证与文件管理
· 制作、整理和归档与订单相关的所有文件，如销售合同、形式发票、装箱单、提单、质检报告等。
· 确保所有文件的准确性和完整性，符合公司及客户要求。
6. 数据统计与售后服务
· 定期统计订单完成率、准时交货率等关键数据。
· 处理客户的简单咨询与售后问题，并与相关部门协作解决客户投诉，提升客户满意度。
三、 任职要求
1. 学历与专业
· 大专及以上学历，国际贸易、物流管理、行政管理等相关专业优先。
2. 工作经验
· 一年以上跟单、订单管理、生产助理或相关领域工作经验者优先。
· 熟悉订单处理、生产跟单、物流出货的完整流程。
3. 知识技能
· 办公软件：熟练使用Microsoft Office办公软件，尤其是Excel（需能制作数据报表、使用函数进行数据整理）和Word。
· 行业知识：了解所在行业的基本产品知识、生产工艺流程者为佳。
4. 能力素质
· 沟通协调能力：出色的口头和书面沟通能力，善于与不同部门的人协作，解决问题。
· 细心与责任心：工作严谨细致，对数字敏感，有高度的责任心，能确保订单各环节的准确性。
· 抗压能力与时间管理：能够同时处理多个订单，在压力下保持冷静，合理安排工作优先级，确保按时完成任务。
· 主动性：能够主动发现问题并及时跟进，而不是被动等待。
· 服务意识：具备良好的客户服务意识，维护公司形象和客户关系。